Zmluva o spracúvaní osobných údajov
Táto zmluva sa uplatní medzi firmou ako prevádzkovateľom a NETON IT s.r.o. ako sprostredkovateľom okamihom aktivácie pracovného priestoru.
1. Predmet a trvanie
Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na poskytovanie, zabezpečenie, zálohovanie a podporu služby FIRMAN počas trvania pracovného priestoru a následného technického vymazania záloh.
2. Povaha, účel, údaje a dotknuté osoby
Ide najmä o ukladanie, zobrazovanie, organizovanie, vyhľadávanie, zálohovanie, prenos podľa pokynu a vymazanie údajov. Podľa využívaných modulov môžu údaje zahŕňať identifikačné a kontaktné údaje zákazníkov a pracovníkov, údaje o vozidlách, objednávkach, zákazkách, komunikácii a platbách. Dotknutými osobami sú najmä zákazníci, kontaktné osoby, pracovníci a dodávatelia firmy. Firma nesmie bez predchádzajúcej písomnej dohody vkladať osobitné kategórie údajov podľa článku 9 GDPR ani údaje o trestných činoch.
3. Pokyny a dôvernosť
Sprostredkovateľ koná iba podľa zdokumentovaných pokynov firmy obsiahnutých v používaní služby, tejto zmluve a požiadavkách podpory, vrátane prenosov údajov. Ak je pokyn podľa jeho názoru v rozpore s právom ochrany údajov, firmu na to upozorní. Prístup majú iba poverené osoby viazané mlčanlivosťou.
4. Bezpečnostné opatrenia
Sprostredkovateľ udržiava primerané technické a organizačné opatrenia, najmä šifrovanie prenosu, riadenie prístupu podľa rolí, oddelenie pracovných priestorov, bezpečné ukladanie hesiel, zálohovanie, aktualizácie, evidenciu udalostí a postup riešenia incidentov. Opatrenia pravidelne preveruje a primerane riziku aktualizuje.
5. Ďalší sprostredkovatelia a umiestnenie
Údaje sú primárne uložené: Dáta sú uložené v sieti európskych datacentier FORPSI v súlade s platnými predpismi, vrátane nariadenia GDPR. Tým je zaistená kontrola, bezpečnosť a suverenita dát v rámci Európskej únie.; hosting zabezpečuje INTERNET CZ, a. s.. Firma udeľuje všeobecné povolenie na využitie ďalších sprostredkovateľov pre hosting, e-mail, zálohy a technickú podporu. O plánovanej zmene bude informovaná vopred a môže namietať z primeraných dôvodov ochrany údajov. Na ďalších sprostredkovateľov sa zmluvne prenesú rovnaké povinnosti. Prenos mimo EHP sa vykoná iba so zárukami podľa kapitoly V GDPR.
6. Pomoc prevádzkovateľovi
Sprostredkovateľ s prihliadnutím na povahu spracúvania primerane pomáha firme odpovedať na žiadosti dotknutých osôb, zabezpečovať údaje, ohlasovať porušenia, posudzovať vplyv a konzultovať s dozorným orgánom. Porušenie ochrany oznámi firme bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvie, spolu s dostupnými informáciami potrebnými na splnenie oznamovacích povinností.
7. Audit a preukázanie súladu
Sprostredkovateľ poskytne informácie potrebné na preukázanie splnenia článku 28 GDPR a umožní primeraný audit po predchádzajúcej dohode tak, aby nebola ohrozená bezpečnosť iných zákazníkov ani dôverné informácie. Firma znáša náklady mimoriadneho auditu, ak audit nepreukáže podstatné porušenie zo strany sprostredkovateľa.
8. Skončenie služby
Po skončení služby sprostredkovateľ podľa voľby firmy údaje sprístupní na export a vymaže alebo vráti, ak ich ďalšie uchovanie nevyžaduje právo. Kópie v zálohách sa zneprístupnia pre bežné použitie a vymažú v rámci pravidelnej rotácie.
9. Kontakt a poradie dokumentov
Pokyny a otázky sa posielajú na neton@neton.sk. Pri rozpore má v otázkach spracúvania osobných údajov prednosť táto zmluva pred všeobecnými podmienkami.